Un séminaire se planifie plusieurs mois à l'avance, il s'anticipe, afin d'être bien organisé. Selon la complexité et la durée de l'événement, il sera tout de même possible d'organiser un séminaire dans des délais plus court.
Voir l'article sur « Comment bien organiser son séminaire ? » pour quelques conseils !
Un séminaire d'entreprise peut se réaliser à n'importe quel moment de l'année ! Toutefois, certaines périodes peuvent être préférables, et d'autres à éviter.
Comme expliqué dans un autre article, le choix de la date d'un événement tel qu'un séminaire ne peut se faire sans que les objectifs de celui ci n'est été fixé au préalable. On aura également besoin de déterminer la typologie du groupe, et les besoins du séminaire pour pouvoir définir une date idéale. La durée du séminaire aura également un impact sur le choix de la date de l'événement en question. On ne planifie pas de la même manière une simple soirée, ou un séminaire de 3 jours.
Il est important de choisir une date à laquelle les participants seront disponibles bien évidemment. Il faut donc prendre en compte l'activité de l'entreprise, et éviter les moments charnières, où l'activité bat son plein, où les équipes ne sont pas disposées à « sortir du cadre habituel de l'entreprise ». Il est évident qu'il ne faut pas mettre en péril la bonne activité de l'entreprise. On prend aussi en compte les événements liés à la vie personnelle des employés. Les vacances scolaires, les week-ends, jours fériés, sont par exemple des périodes à éviter, si l'on veut avoir un maximum de participant présent pour notre séminaire.
Il conviendra également d'éviter certaines dates clés, les événements nationaux, qu'ils soient de nature sportive, culturelle, ou autre. En fonction du lieu choisi, il faut être attentif aux événements prévus à l'échelle de la région ou de la ville visée. Si l'on prend l'exemple d'Annecy, il est par exemple plus compliqué de trouver un hébergement lors du Festival International du film d'animation qui se déroule tous les ans au mois de Juin. Dans des villes comme Annecy, qui est très touristique et où la demande est forte, il convient d'éviter les événements importants si l'on veut avoir de la disponibilité, mais également des tarifs convenables.
En dehors de cela, il n'y a pas vraiment de période que l'on peut considérer idéale pour prévoir un séminaire.
La saisonnalité peut être prise en considération dans le choix, toujours selon l'objectif de l'événement et d'autres critères prédéfinis. Annecy et sa région ont des possibilités différentes à offrir en été ou en hiver. Certaines activités ne seront réalisables qu'en plein hiver, lorsqu'il y a de la neige en montagne. D'autres activités seront réalisables en toute saison, et ne souffriront pas de la météo. Par mesure de précaution, on pensera toujours à prévoir un Plan B, afin d'éviter le risque « météo », duquel, nous ne sommes jamais vraiment à l'abri. Pour profiter d'activités aquatiques ou nautiques, au lac d'Annecy notamment, il vaudra mieux choisir une date entre fin Mai et fin Septembre de préférence. Des périodes plus intermédiaires, comme le début du printemps et l'automne, auront l'avantage d'afficher des prix parfois moins cher (hébergement, transport), et une ambiance plus calme/privatisé selon le choix du programme.
Finalement, la bonne période pour planifier son séminaire dépend surtout de vous, de vos besoins, de vos impératifs, etc. Il n'y a pas de période idéale qui puisse s'appliquer à tout le monde. Dans tous les cas, il faudra anticiper la préparation de votre séminaire, dans l'idéal 6 mois à l'avance, et au minimum 2 (ou moins pour une simple soirée), pour vous/nous laisser le temps d'organiser l'événement idéal !