Un séminaire ça ne s'improvise pas ! Il est important de le préparer à l'avance pour que tout se déroule au mieux au moment venu. Que vous fassiez appel à un organisateur de séminaire comme Annecy Aventure ou non, vous aurez certaines étapes à respecter.
Nous vous recommandons d'entamer la réflexion environ 6 mois avant l'événement, pour vous laisser le temps de réfléchir consulter, organiser, réserver, adapter, préparer et vivre pleinement votre séminaire.
L'organisation en détail de tout votre séminaire permet d'assurer la qualité et la réussite de celui-ci, mais aussi de vous dégager le temps nécessaire une fois le moment venu pour assurer votre rôle une fois sur place.
Première étape : Objectifs
A lire : Un séminaire pour quoi faire ? Les différents types de séminaire ?
Comme déjà expliqué sur les pages mentionnées, il est important de définir le ou les objectif(s) du séminaire. C'est à partir de cela que l'on pourra orienter tout le reste.
S'agit il de récompenser les salariées, de les réunir pour transmettre des informations, de renforcer l'esprit d'équipe et les compétences, d'intégrer de nouveaux membres d'équipe, etc. ?
En fonction de l'objectif, on pourra déterminer le type de séminaire, s'il s'agit donc plutôt d'un team-building ou d'un incentive. Plus d'informations par ici disponible à ce sujet : Les avantages du Team-building // Les incentives ou récompenses.
Il sera important de toujours garder en tête l'objectif, tout au long de la préparation du séminaire.
Deuxième étape : Le public / Le budget
> Les participants :
Combien sont-ils ? C'est une donnée essentielle à la bonne organisation d'un séminaire. On ne ciblera pas les mêmes hébergements ou les mêmes activités selon le nombres de participant. Le budget alloué ne sera certainement pas le même. De plus, les tarifs varieront forcément en fonction de ce chiffre, notamment pour ce qui est des charges collectives comme le prix de la location d'un car pour le transport, qui sera à diviser par le nombre de personne.
Qui sont-ils ? Connaître leur âge, leurs habitudes, leurs goûts, leurs envies, leurs attentes, leurs valeurs, etc. permettra de mieux les comprendre et de clarifier le public ciblé par le séminaire.
> Le budget :
Quel est le budget disponible et alloué pour l'organisation de ce séminaire, que ce soit au total ou par personne ? Quelle part souhaitez vous dédier à l'hébergement ou aux activités par exemple ? Une partie est elle prioritaire pour vous ? Quel standing/confort/qualité attendez-vous ? Votre budget est-il réaliste selon vos attentes ?
Nous pouvons vous aider à répondre à ce genre de questions, et vous faire parvenir des devis !
Troisième étape : Lieu, Date et Durée
En fonction de cette première réflexion, vous devriez être en mesure de déterminer également le lieu de votre séminaire, ainsi que la date.
> Le lieu : Plus ou moins proche de votre entreprise ? Un séminaire en ville, à la campagne, à la mer ou à la montagne ? En France ou même à l'étranger ?
> La date : Quand ? Quelle saison ? Quel mois ? Quel jour de la semaine ? Beaucoup privilégient des séminaires entre le mardi et le jeudi, en pleine semaine, tout en conservant le Lundi et Vendredi libre pour le travail hebdomadaire.
> La durée : S'agit-il d'une simple soirée ? D'une demi-journée, journée complète ? Ou même d'un séminaire sur plusieurs jours, nécessitant un hébergement ?
Quatrième étape : Le programme et les composantes
Il est temps de réfléchir au programme dans son ensemble, et aux différentes composantes de celui-ci.
Quelles prestations sont à prévoir, quelles sont les prestataires à contacter pour organiser les différentes parties du programme ? Comment combiner les différentes activités, réunions, etc ? Comment estimer la durée de chaque élément pour que le programme s'articule correctement ?
Selon les autres points définis précédemment, vous serez en mesure d'évaluer vos besoins en terme de : transport, hébergement, restauration, activité, salle de réunion, et autres.
Il va falloir, pour chaque, contacter des prestataires, comparer les disponibilités et offres, et choisir ce qui vous convient.
Toutes ces composantes devront bien sûr s'organiser dans le temps et l'espace pour que tout se déroule à merveille une fois sur place !
Il ne vous reste plus qu'à confirmer les réservations, et éventuellement adapter celles-ci selon les changements de dernières minutes.
Pendant l'événement :
Si vous avez bien travaillé jusque là, vous n'avez plus qu'à profiter du moment présent, ou assurer votre rôle de chef d'entreprise par exemple.
Afin de garantir la réussite de l'événement, il est important de prévoir des plans B pour les éléments succeptibles d'être impactés par la météo par exemple. Ainsi, même au dernier moment, votre événement reste maitrisé.
La flexibilité et le professionnalisme des prestataires choisis est extrêmement important.
Après l'événement :
Vous pourrez après votre événement évaluer la réussite de votre séminaire, aussi bien par le ressenti des participants, que par la réalisation des objectifs fixés en première étape. Retenez des « erreurs » qui auront pu être réalisées, afin de faire encore mieux la prochaine fois.