Le choix de la salle de séminaire dépend tout particulièrement du nombre de participants, mais aussi de l'objectif de ce rassemblement.
Ainsi, différents critères sont à prendre en compte afin de faire le meilleur choix pour sa réunion.
La taille :
Il faut être attentif à la superficie de la salle, selon le nombre de participants. En effet, il est nécessaire que la salle de séminaire soit suffisamment grande pour pouvoir accueillir le nombre de participants souhaité, et cela dans de bonnes conditions d'installation. Pour autant, il ne faut pas qu'elle soit trop grande car cela donnerait une mauvaise impression et risquerait aussi de dégrader les conditions de la réunion.
La disposition :
Outre la taille, l'agencement de la salle est également un critère de choix. En effet, selon la disposition souhaitée pour la réunion, une pièce rectangulaire ou carré n'aura pas le même effet sur la réunion. La disposition pourra être choisie en fonction de l'objectif du rassemblement.
Salle en théâtre : les chaises sont installées en rangées, face à l'écran ou à la personne qui réalise une présentation. Cette disposition permet d'accueillir un grand nombre de participants, mais ne favorise pas particulièrement l'échange. Elle convient par exemple à des réunions de présentation pour l'ensemble d'une entreprise ou d'un grand service.
Salle en U : des tables et des chaises sont installés de manière à former un U. Cela permet un certain confort, avec la possibilité facile de prise de note sur table, mais aussi plus d'échange et de discussion. De plus, grâce à sa forme ouverte, il est facile de suivre une projection ou un orateur en simultané. Cette disposition nécessite cependant plus d'espace, et un nombre de participants plus restreint.
Salle « en classe » : les tables et les chaises sont installées face à l'orateur ou à l'écran. Contrairement à la salle en théâtre il y a un meilleur confort, mais une perte d'espace. Cela limite toujours également les échanges entre les participants.
Salle en pavé ou boardmeeting : on trouve dans ce type de salle de réunion une grande table ovale ou rectangle avec des chaises autour. Cette disposition favorise la convivialité et l'échange, dans le cadre de petit comité. Elle peut être utile lors d'un rassemblement de la direction par exemple, ou d'une petite équipe commerciale ou de chefs d'équipes.
Salle « en cadre » : cette disposition consiste à la création d'un carré/rectangle fermé (contrairement à la salle en U). Elle assure une bonne visibilité entre les participants et favorise les échanges de type brainstorming par exemple. Tout le monde est à égalité, il n'y a pas de présentateur.
Salle « cocktail » : la mise en place d'une salle de type cocktail se fait avec de petites tables hautes. Celle ci est plébiscitée notamment pour l'organisation de réception ou de cocktail (d'où son nom). Elle permet des échanges plutôt informels pendant un événement plus général.
L'équipement :
En choisissant sa salle de séminaire, il faut aussi veiller à ce que le matériel nécessaire soit présent. Les équipements les plus familiers sont : vidéo-projecteur, les installations audio, un écran de projection, un tableau blanc, un paper board. D'autres installations comme la climatisation ou le chauffage sont également un plus. La connexion internet est évidemment un must. Enfin, du matériel comme du papier et des stylos sont un plus.
Le style/l'ambiance :
Ce n'est peut être pas le critère principal dans le choix de sa salle de séminaire, mais cela peut participer à la réussite d'une réunion. En effet, selon l'objectif de la réunion, des éléments comme le décor, l'atmosphère dégagée par la salle, peuvent contribuer à atteindre les objectifs souhaités. On pourra s'orienter vers quelque chose de plus ou moins conventionnel et formel. Pour casser les codes, pourquoi pas une salle sous forme de salon avec de confortables canapés par exemple ?
L'emplacement :
L'emplacement de la salle est également un critère de choix. Assurer l'accessibilité pour les participants est important, que ce soit par la possibilité d'utiliser les transports en commun, que par l'existence d'une zone de stationnement, ou encore la proximité avec d'autres infrastructures comme l'hébergement. L'originalité du lieu, ou encore son environnement et les paysages alentours peuvent également peser dans la balance quand il s'agit de choisir une salle de séminaire.
Flexibilité et services spécifiques :
Une organisation qui permet de profiter de la location de salle à l'heure, à la demi-journée ou la journée, ou même sur de plus longue durée donne de la flexibilité dans l'organisation d'un programme de séminaire. Les services spécifiques proposés sur place sont également un plus pour le choix d'une salle de séminaire. On peut citer par exemple la présence d'un traiteur, ou de restauration sur place, ou encore l'organisation de pause ou de café d'accueil, qui feront plaisirs aux participants.
Comme à chaque fois, lorsqu'il s'agit d'organiser un séminaire, il est important de faire correspondre les objectifs fixés avec les moyens choisis, comme ici la salle de réunion.